Zwolnienie pracownika – z czym Ci się kojarzy? Zapewne pierwsze myśli, jakie przychodzą Ci do głowy, są nacechowane negatywnie — frustracja, stres, poczucie winy. To emocje, które mogą dotyczyć zarówno zwalnianego, jak i pracodawcy. To, w jaki sposób podejdziemy do procesu zwolnienia, będzie miało wpływ na poszczególne strony — pracownika, pracodawcy, reszty zespołu, Twojej pozycji jako lidera, ale też reputacji całej firmy. Empatyczny proces zwolnienia, to sposób, aby wyjść z tego trudnego procesu silniejszym.
Empatyczne zwolnienia warto podzielić na etapy. Bo empatyczna praca ze zwolnieniami to nie tylko jednorazowa rozmowa z pracownikiem. To proces, który powinien składać się z różnorodnych działań — jeszcze przed rozmową oraz po niej. Co na początek?
Co to jest empatia?
Skoro mowa o empatycznym zwalnianiu, czy jesteś świadomy/a tego, co oznacza „empatia”? Często mamy zniekształcony obraz tej definicji, przez co w praktyce może to się objawiać dostosowywaniem się, czy „użalaniem” nad drugą osobą.
Empatia to jest umiejętność postawienia się w sytuacji drugiego człowieka, ale jednocześnie z zachowaniem własnej asertywności. Dzięki temu, że utożsamiamy się z drugą stroną, dajemy jej poczucie zrozumienia, wysłuchania i bycia sobą. Warto, żebyś był/a otwarty/a i wyrozumiały/a na różne emocje pracownika – od smutku, aż po złość. W empatycznym zwalnianiu powinniśmy zatroszczyć się o wiele różnych czynników, które mają wpływ na komfort i stan psychiczny osoby zwalnianej.
Zanim przystąpisz do rozmowy z pracownikiem
Spotkanie z pracownikiem to tylko element całej układanki. Na początku powinnaś/powinieneś zdać sobie sprawę, co stanowi cel waszej rozmowy. Następnie zastanów się nad powodami zwolnienia, wypisz w punktach, co chcesz przekazać.
Odpowiedz sobie na pytanie, co skłoniło Cię do podjęcia decyzji o zwolnieniu pracownika? Przygotuj listę problemów wraz z przykładami wyjaśniającymi, tak aby pracownik mógł się do nich ustosunkować. Dzięki temu Ty zyskasz na wiarygodności w oczach zwalnianego, z kolei pracownik poczuje się bardziej komfortowo.
Udokumentowanie Twoich myśli jest jednym z najistotniejszych elementów całego procesu. Ważne jest, aby były one jasne i oparte na faktach informacje. To ograniczy niepotrzebne emocje. Na koniec równie istotne jest by zweryfikować, czy proces zwolnienia dostosowany jest do przepisów prawa pracy oraz wewnętrznych regulacji firmy.
Znajdź czas i przestrzeń
Dostosowanie momentu i miejsca jest również istotne. Kwestia zwolnienia to delikatna sprawa. Stąd też w szczególności warto zadbać o jak największy komfort pracownika. Odpowiednie warunki mogą sprawić, że pracownikowi będzie łatwiej wyrazić swoje myśli i emocje. Jeśli chodzi o określony czas, rozważ początek tygodnia. Dzięki temu pracownik będzie miał więcej czasu na zaakceptowanie sytuacji oraz rozważenie nowej pracy. W przypadku miejsca weź pod uwagę prywatność. Chodzi o to, aby pracownik miał swobodę do wyrażenia siebie, bez obawy, że ktoś Wam przeszkodzi w rozmowie.
Skuteczna komunikacja
Chcesz być odpowiednio zrozumiany/a przez pracownika? Zastosuj słownictwo nieformalne, uniwersalne.
Udokumentowanie informacji, które padły podczas spotkania jest istotne i korzystne, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Dlaczego? Po dyskusji pracownik ma szansę jeszcze raz przetrawić słowa, które zostały wypowiedziane oraz odnieś się do nich. Również taki dokument rozwiewa wszelkie późniejsze wątpliwości. Stanowi ochronę dla obydwu stron.
Unikaj konfrontacji
Oprócz bycia empatycznym staraj się podejść rzeczowo do spotkania. Skup się na korzyściach, jakie firma osiągnęła dzięki tej osobie i podziękuj za wspólną współpracę. Wypowiadaj się w kontekście bardziej zawodowym, aniżeli stricte personalnym. Przy czym ważne, aby kierować się spokojem i opanowaniem.
Staraj się prowadzić komunikację, która nie wzbudza zbyt dużych emocji i potrzeby obrony. Jeśli już wskazujesz problematyczne kwestie, nie oskarżaj. Staraj się znaleźć przyczyny tych problemów wraz z pracownikiem. Nie uzależniaj swoich emocji i nastawienia od drugiej strony. Kiedy pojawi się u zwalnianego niezgoda i zdenerwowanie – nie angażuj się w zaciekłą konwersację. Nie warto też w takiej sytuacji przekonywać o słuszności decyzji.
Zwolnienie i co potem?
Zwolnienie jest niewątpliwie trudnym doświadczeniem dla pracownika. Decyzja o dalszej karierze zawodowej może być mocno stresująca. Stąd też ogromne znaczenie może mieć wsparcie na poziomie emocjonalnym, ale też organizacyjnym.
Przyjazne słowa, pełne troski mogą iść w parze ze wspólnym szukaniem nowej pracy. Przy tym skorzystaj z własnych znajomości i spróbuj skontaktować się z agencjami rekrutacyjnymi, które mogą potrzebować nowej osoby do ich zespołu.
Zastanów się także, co ma Twoja firma, z czego może czerpać korzyści zwalniany pracownik. Może są to materiały szkoleniowe, kursy? Zgromadź je i przekaż tej osobie. Na pewno będzie to duża dawka motywacji do rozwoju zawodowego.
Zakończenie rozmowy jest równie istotne, jak jej cały przebieg. Warto na tym etapie zasugerować cel spotkania poprzez podsumowanie uprzednich punktów rozmowy. Jeszcze raz wyraź swoje przyjazne nastawienie względem pracownika – wsparcie i wiarę w możliwości. Pamiętaj o tym, aby zachować dyskrecję. Bez uprzedniej zgody pracownika, nie upowszechniaj informacji o zwolnieniu.
A co z resztą zespołu?
Oczywiście nieuniknione jest, że w okolicznościach zwalniania pracownika pozostali członkowie zespołu będą dociekliwi, co się stało. To także Twoja rola, aby przeprowadzić rozmowę z pozostałymi. Wyjaśnij pracownikom, że ich praca nie ma nic wspólnego z tym konkretnym zwolnieniem. Jeśli będą mieć wątpliwości i negatywne nastawienie – bądź dla nich i w razie czego ustosunkuj się do ich słów. To istotne, aby ta sytuacja nie przysporzyła niejasności, w których pracownicy mogą się martwić, czy niebawem nie zostaną zwolnieni.
Zwolnienie pracownika wcale nie musi kojarzyć się negatywnie. Pamiętaj, że wszystko jest w Twoich rękach, aby poprawić to doświadczenie. Odpowiednie przygotowanie może sprawić, że jeszcze lepiej będziesz postrzegany przez swoich pracowników, zwalnianą osobę, czy konkurencyjne firmy. Warto mieć świadomość, że tego typu informacje, szybko się rozchodzą. Stąd też warto edukować się i praktykować empatyczne zwalnianie, aby jednocześnie dbać o dobry wizerunek przedsiębiorstwa.
